Fiducie Desjardins

1. Description

La politique de la Fiducie Desjardins (la Fiducie) concernant la protection des renseignements personnels établit les orientations et les règles que la Fiducie se donne et qu'elle s'engage à respecter pour assurer la confidentialité et la protection de tous les renseignements personnels qu'elle recueille, détient, utilise ou communique concernant ses clients.

La présente politique explique comment la Fiducie protège les renseignements personnels de ses clients dans le cadre de la prestation de services financiers. La présente politique décrit aussi les principes appliqués pour protéger les renseignements personnels de ses clients lors de l'exercice de ses activités au Canada tant intra provinciales qu'inter provinciales.

2. Raison d'être

Outre le fait que la Fiducie est soucieuse du respect des lois, elle prend très au sérieux toutes les questions relatives à la protection des renseignements personnels et elle s'engage à prendre les mesures requises pour assurer et préserver l'exactitude, la confidentialité, la sécurité et le caractère privé des renseignements personnels de ses clients. L'adoption et le respect d'une politique concernant la protection des renseignements personnels contribuent à démontrer cet intérêt et devraient se traduire par un sentiment de confiance accru de la part des clients à l'égard de la Fiducie.

3. Champ d'application

Tous les employés, dirigeants et administrateurs de la Fiducie doivent respecter la présente politique et le processus de protection des renseignements personnels mis en place par la direction de la Fiducie.

4. Terminologie

Aux fins de l'application de la présente politique, les mots et expressions qui suivent signifient :

4.1 « consentement » Acquiescement libre et éclairé obtenu conformément aux lois applicables. Selon le cas, le client peut exprimer son consentement de vive voix, par écrit ou par voie électronique.

4.2 liste nominative » Une liste de noms, adresses ou numéros de téléphone de personnes physiques, constituée ou non à partir d'un dénominateur commun.

4.3 « marketing direct » Promotions ciblant des clients dont les renseignements personnels révèlent qu'un produit ou service financier est susceptible de les intéresser. Le marketing direct comprend les initiatives de télémarketing et d'envois par la poste ou par courrier électronique, mais exclut les relevés émis régulièrement, les encarts joints aux relevés, les messages des guichets automatiques Desjardins, les annonces des babillards électroniques ou les sites Web.

4.4 client » Personne qui utilise ou a l'intention d'utiliser un produit ou un service financiers de la Fiducie.

4.5 Mouvement Desjardins » Il s'agit collectivement de l'ensemble des composantes du Mouvement Desjardins .

4.6 produits et services financiers » S'entendent notamment, mais sans s'y limiter, des dépôts, services financiers personnels, services de fiducie, de garde de titres et services de planification financière.

4.7 renseignements personnels » Tout renseignement sur un client qu'il ou elle fournit à la Fiducie, qui a été recueilli auprès d'un tiers conformément à la présente politique et aux lois applicables, ou qui a été produit par une composante du Mouvement Desjardins.

4.8 tiers » Particulier ou organisation autre qu'une composante du Mouvement Desjardins.

5. Collecte, utilisation et communication

5.1 Sous réserve d'exigences prévues aux lois applicables, la Fiducie ne recueille, n'utilise et ne communique des renseignements personnels sur ses clients que pour :

(a) comprendre les besoins du client;
(b) déterminer si les produits et services financiers auxquels souscrivent les clients sont adéquats pour leurs besoins;
(c) proposer des produits et services financiers qui répondent mieux aux besoins du client;
(d) établir et gérer les produits et services financiers qui répondent à ces besoins;
(e) fournir aux clients des produits et services financiers courants;
(f) satisfaire aux exigences des lois et règlements;
(g) exercer des activités de marketing direct.

5.2 La Fiducie peut utiliser des renseignements relatifs aux dépôts d'un client, à ses placements, à son crédit et autres renseignements personnels dont elle dispose à son sujet, y compris la façon dont le client utilise les produits et services financiers du Mouvement Desjardins, et ce, dans le but de le renseigner davantage sur les produits et services financiers du Mouvement Desjardins.

5.3 Sous réserve de restrictions légales et contractuelles et de l'article 8 de la présente politique, la Fiducie peut partager les renseignements personnels concernant un client avec d'autres composantes du Mouvement Desjardins, de manière à ce qu'elles puissent directement le renseigner sur leurs produits et services financiers. Cet échange de renseignements personnels ne se fera toutefois que si le client a signé le « Consentement Desjardins » et a pris connaissance du dépliant d'accompagnement « Le consentement Desjardins, j'en profite! ».

6. Conservation

6.1 La Fiducie peut, sous réserve des lois applicables, conserver dans ses dossiers les renseignements personnels d'un client aussi longtemps qu'il le faut aux fins précitées, même si un individu cesse d'être un client.

7. Consentement

7.1 Sous réserve des exceptions prévues ou permises par les lois applicables, la Fiducie ne recueille, n'utilise et ne communique de renseignements personnels sur ses clients pour les fins énumérées à l'article 5.1 ou pour toute autre fin, qu'avec le consentement préalable de ceux-ci. Ce consentement est donné par le client à l'occasion de différentes prestations de services financiers.

7.2 Si la Fiducie recueille des renseignements personnels auprès de tiers (comme par exemple des agences d'évaluation de crédit ou autres, des employeurs, des hôpitaux, etc.) ou communique avec ceux-ci pour vérifier ou compléter des renseignements personnels, elle ne le fait, sous réserve des lois applicables, qu'avec le consentement préalable du client concerné.

7.3 Sauf dans les cas mentionnés ci-dessous, chaque fois que la Fiducie communique une information conformément à la présente politique, elle consigne dans ses registres, dans la mesure où il est raisonnable de le faire, la nature de cette information, la date à laquelle elle a été transmise et l'identité du tiers ou de la composante du Mouvement Desjardins à qui elle a été fournie. Font exception à cette règle, des renseignements personnels communiqués pour des opérations courantes, telles que la transmission de renseignements à des entreprises agissant à titre de mandataire de la Fiducie, la production de relevés et autres documents destinés à Revenu Québec et à l'Agence du revenu du Canada, l'actualisation des données auprès des bureaux concernés et la communication avec des tiers pour des chèques sans provision.

7.4 Sous réserve d'obligations légales et contractuelles, un client peut refuser son consentement pour la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels le concernant ou le retirer en tout temps. Si un client ne veut pas que la Fiducie recueille, utilise ou communique ses renseignements personnels pour une fin quelconque ou communique avec lui par la poste ou par téléphone, le client peut prendre les mesures nécessaires à cet effet auprès de la Fiducie. Si toutefois un client refuse ou retire un tel consentement, la Fiducie pourrait ne pas être en mesure de fournir au client ou de continuer à lui fournir certains produits, services ou renseignements susceptibles de l'intéresser ou qu'il a requis.

8. Listes nominatives

Les composantes du Mouvement Desjardins, peuvent se constituer et communiquer à des tiers et à d'autres composantes du Mouvement Desjardins une liste nominative de leurs membres/clients respectifs à des fins de prospection commerciale ou philanthropique. Le client de la Fiducie concernée peut en tout temps demander à la Fiducie de retirer son nom des listes nominatives de la Fiducie.

9. Sous-traitants et prestataires de services

Les renseignements personnels d'un client peuvent être communiqués aux agents et sous-traitants de la Fiducie et à des prestataires de services pour des services tels que le traitement des données, l'impression des chèques ou des cartes de crédit, la préparation ou l'envoi des relevés, le recouvrement de créances ou le traitement des réclamations. Dans de telles circonstances, la Fiducie exige qu'ils n'utilisent pas ces informations à d'autres fins que celles de lui fournir le service en question. Ces sous-traitants et prestataires de services doivent également s'engager à prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels portés à leur connaissance durant la période de prestation des services. Ces engagements sont valides autant pendant, qu'après la période de prestation des services.

10. Renseignements dénominalisés

La Fiducie peut utiliser et communiquer des renseignements concernant un client à des fins de statistiques, d'analyses de marché, et de segmentation, dans la mesure où un client ne peut d'aucune manière être identifié et qu'aucun lien ne peut être effectué entre le client et le renseignement utilisé ou communiqué.

11. Exactitude des renseignements

11.1 La Fiducie s'efforce raisonnablement d'assurer la mise à jour, l'exactitude et l'intégrité des renseignements personnels qu'elle détient sur ses clients. Il est toutefois de la responsabilité de chaque client d'informer promptement la Fiducie d'un changement de nom, d'adresse ou de toute autre modification pertinente à apporter aux renseignements personnels le concernant.

11.2 Si un client croit que certains renseignements personnels le concernant sont inexacts ou erronés, la Fiducie l'encourage à demander l'accès à son dossier pour vérifier l'exactitude de ces renseignements et lui donne l'opportunité d'y effectuer toute correction ou mise à jour, s'il y a lieu.

12. Droits d'accès et de correction

12.1 Sous réserve des restrictions légales applicables, en tout temps un client peut demander d'être informé de l'existence, de l'utilisation et de la communication de ses renseignements personnels. Il lui suffit de se présenter à la Fiducie ou d'écrire pour avoir accès aux renseignements personnels le concernant. Pour des fins de sécurité, le client doit prouver son identité avant d'accéder aux renseignements personnels le concernant.

12.2 Sur réception d'une demande d'accès, la Fiducie communiquera au client les renseignements qu'elle détient à son sujet dans les trente (30) jours suivant la réception de la demande, à moins qu'une prolongation de ce délai soit accordée conformément aux lois applicables le cas échéant. Si des frais sont exigés pour la recherche d'information, le client en est avisé à l'avance et il peut, s'il le désire, retirer sa demande ou contester le caractère raisonnable des frais.

12.3 Tout client ayant une déficience sensorielle peut avoir accès, sur demande et auprès de la Fiducie, aux renseignements personnels le concernant dans un format lui permettant de lire ou d'écouter ces renseignements, si un tel format est disponible. Si un tel format n'est pas disponible, la Fiducie convertira les renseignements personnels pertinents dans le format requis s'il est raisonnable de le faire.

12.4 la demande d'accès d'un client est refusée, la Fiducie doit, sous réserve des restrictions législatives applicables, l'informer des motifs pour lesquels elle a refusé la demande.

13. Mesures de protection

13.1 Toujours dans le but de garder la confiance de ses clients, la Fiducie a mis en place des mesures pour assurer et préserver la confidentialité, la sécurité et le caractère privé des renseignements personnels de ses clients.

13.2 employés de la Fiducie ont pris connaissance de la présente politique et doivent s'engager à s'y conformer et à respecter le caractère privé des renseignements personnels concernant les clients. En plus de la présente politique, les employés de la Fiducie doivent respecter le Code d'éthique et de déontologie les concernant.

13.3 que mentionné ci-dessus, les sous-traitants et prestataires de services avec qui font affaire la Fiducie doivent s'engager à protéger la confidentialité et le caractère privé des renseignements personnels qui leurs sont communiqués pour les fins des services qu'ils leurs rendent.

13.4 La Fiducie a également mis en place d'importantes mesures de sécurité pour protéger ses systèmes d'information. Seul le personnel autorisé a accès aux installations où les renseignements personnels sont reçus, traités ou conservés. De plus, les systèmes informatiques et les procédures de traitement des données font l'objet de mesures de sécurité appropriées comme les mots de passe, le cryptage sécuritaire de l'information, les contrôles d'accès aux applications et banques de données, les pare-feu, les systèmes antivirus et les systèmes de détection d'intrusion, lesquelles sont revues sur une base continue afin de garantir la sécurité des opérations et la confidentialité des données traitées. De plus amples renseignements au sujet des mesures de protection précises relatives aux services transactionnels et formulaires de demande en ligne figurent sur le site Web : www.desjardins.com.

13.5 la Fiducie estime qu'elle n'a plus besoin des renseignements personnels pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, elle les détruit ou les efface, sous réserve des lois applicables et conformément aux politiques de conservation et de destruction internes de la Fiducie.

14. Questions/plaintes/recours

14.1 Si vous avez une question, une préoccupation ou une plainte à formuler concernant le traitement de vos renseignements personnels, voici comment procéder :

Dans un premier temps, communiquez avec la personne responsable de votre dossier, un employé ou un gestionnaire. Pour ce faire, référez-vous à vos documents pour y retrouver les coordonnées du secteur concerné.

Vous pouvez également composer le :
1 514 286-3100
1 800 361-6840

14.2 En cas d'insatisfaction à l'égard de la réponse reçue, vous pouvez communiquer avec le Chef de la protection des renseignements personnels du Mouvement Desjardins :

Bureau du Chef de la protection des renseignements personnels du Mouvement Desjardins
100, rue des Commandeurs
LEV-100-6^e-A
Lévis (Québec) G6V 7N5
cpo@desjardins.com

Vous devez indiquer votre nom, vos coordonnées, la nature de votre demande, le nom du service ou de la personne avec qui vous avez déjà communiqué et toute information pertinente.

Si vous le désirez, vous pouvez également vous adresser à l'organisme provincial ou fédéral compétent en matière de protection à la vie privée.

15. Modification à la politique

Fiducie se réserve le droit de modifier la présente politique en tout temps. Les nouvelles versions de la politique seront disponibles sur demande auprès de la Fiducie. La Fiducie encourage ses clients à consulter régulièrement son site Web afin qu'ils soient au courant, en tout temps, de la plus récente version de cette politique.

La Fiducie Desjardins, comme toutes les composantes du Mouvement Desjardins, a comme priorité la satisfaction de ses clientèles. En cas de différend, voici comment obtenir un règlement.

Le service à la clientèle

Il se peut que dans l'exercice normal de vos affaires, vous ayez une insatisfaction ou un commentaire à formuler. Le cas échéant, faites-en part au représentant de l'entreprise avec qui vous êtes habituellement en contact. Cette personne verra à bien cerner vos véritables besoins et mettra tout en œuvre pour vous donner satisfaction.

La personne en autorité dans le secteur d'activités

Si vous êtes insatisfait du traitement de vos affaires par le représentant de l'entreprise avec qui vous êtes habituellement en contact, communiquez avec la personne en autorité dans le secteur d'activités où vous faites affaire. Cette personne, qui est en position de corriger une situation qui ne correspond pas au service auquel vous êtes en droit de vous attendre, sera en mesure de vous fournir une information exacte et compréhensible. Vous devez composer le (514) 286-3100 ou le 1 800 361-6840 et demander la personne responsable de l'un ou l'autre des secteurs suivants :

• Services fiduciaires aux entreprises
• Certificats de placement garanti et compte à intérêt quotidien du Centre financier de la Fiducie Desjardins
• Garde de valeurs
• Programme Immigrants-Investisseurs
• Services fiduciaires aux particuliers

Un accusé de réception sera expédié dans les jours suivants la réception de votre plainte. La personne en autorité dans le secteur d'activités où vous faites affaire communiquera avec vous pour discuter de la situation portée à son attention. Cette personne confirmera par écrit toute entente ou position prise en regard de l'analyse de votre plainte.

Le Mouvement Desjardins

Si le désaccord subsiste malgré les démarches effectuées, vous pouvez adresser votre requête à l'équipe de traitement des plaintes du Mouvement Desjardins, en écrivant à l'adresse suivante :

Équipe responsable du traitement des plaintes
100, rue des Commandeurs, Lévis (Québec) G6V 7N5
1 888 556-7212 | Télécopieur : 418 835-2551

Un accusé de réception sera expédié dans les jours suivants la réception de votre plainte. L'équipe de traitement des plaintes du Mouvement Desjardins communiquera avec vous pour discuter de la situation portée à son attention. Toute entente ou position prise en regard de l'analyse de votre plainte vous sera confirmée par écrit.

Mécanisme de règlement par un tiers

Si vous demeurez insatisfait du traitement ou du résultat de l'examen qui a été fait de votre situation, vous pouvez demander que votre requête soit transférée à l'Autorité des marchés financiers, en écrivant à l'adresse suivante :

Autorité des marchés financiers
Place de la Cité, tour Cominar
2460, boulevard Laurier, Bureau 400
Sainte-Foy (Québec) G1V 5C1
 

En tout temps

Si vous avez une plainte à formuler concernant un manquement possible aux dispositions visant les consommateurs, prescrites par la législation fédérale sur les sociétés de fiducie et de prêt, vous pouvez communiquer, par écrit, en tout temps, avec l'Agence de la consommation en matière financière du Canada à l'adresse suivante :

Agence de la consommation en matière financière du Canada

Édifice Entreprise
427, avenue Laurier Ouest
6e étage
Ottawa (Ontario) K1R 1B9

Téléphone : 866 461-2232
Site Internet : www.acfc.gc.ca
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